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CIRCULAR 123 PROCEDIMIENTO PARA USO DE SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA
Contribuido por Andrea Velez   
23-07-2014 a las 09:28:27
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CIRCULAR 123

 

PROCEDIMIENTO PARA USO DE SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA

 

Fecha de elaboración: Agosto de 2014

 

  1. OBJETIVO

 

Establecer el procedimiento para el uso del sistema de videoconferencia en las cuatro regionales: Medellín, Cali, Bogotá y Barranquilla.

 

  1. POLÍTICA

 

El sistema de videoconferencia se implementa con el fin de mejorar la comunicación y la coordinación a nivel nacional de las Gerencias, llevándose a cabo reuniones de equipos de trabajo para la planeación y ejecución de actividades de las diferentes áreas.

 

Igualmente, el sistema de videoconferencia tiene como fin disminuir los gastos de viajes del personal, pues estos se llevarán a cabo únicamente cuando se requiera relacionamiento con clientes, actividades de supervisión y control, empalmes para nuevos ingresos y eventos.

 

Los viajes de coordinación interna son aprobados por la Gerencia General.

 

3.    ALCANCE

 

El procedimiento para el uso del sistema de videoconferencia aplica para todo el personal de Laboratorios Funat, Natures Stores y Funat Arroyave.

 

  1. PROCEDIMIENTO

 

El sistema está compuesto por cuatro centros de videoconferencia ubicados en cada una de las regionales: Medellín, Cali, Bogotá y Barranquilla,  permitiendo la interacción de 15 usuarios remotos.

 

Cada regional cuenta con una persona encargada del sistema, quien con la firma del acta inicial de entrega, se responsabiliza de la custodia y cuidado del equipo. Estas personas son:

 

  • Medellín: Jefe de Infraestructura
  • Cali: Auxiliar de Soporte
  • Bogotá: Auxiliar de Soporte
  • Barranquilla: Auxiliar de Soporte

 

La reserva del sistema de videoconferencia en cualquiera de las ciudades que lo requieran, debe realizarse con la Recepcionista de Medellín a través de la opción “Nuevo evento” del correo electrónico corporativo. En dicho evento, en la opción de “Invitar Asistentes”, se debe seleccionar lo requerido para dicha reserva: Lugar, sistema de videoconferencia y demás equipos necesarios. La Recepcionista debe coordinar con el encargado de cada ciudad la entrega de equipos y espacios.

 

Las reuniones son de carácter privado y solo pueden acceder las personas con usuarios y claves asignadas por la Recepcionista.

 

El sistema de videoconferencia será entregado por la persona encargada de su custodia en cada ciudad, quien debe hacer firmar una planilla de entrega a quien realice la reserva.

 

Es importante tener en cuenta que el equipo de videoconferencia no debe ser sacado de ninguna de las sedes.

 

 

 

 

Alberto Hernández

Gerente General

 

Última actualización ( 22-08-2014 a las 13:28:06 )
CIRCULAR 121 - PROCEDIMIENTO PARA USO DE TARJETA DE CRÉDITO DE LABORATORIOS FUNAT
Contribuido por Andrea Velez   
23-07-2014 a las 09:16:48

 

CIRCULAR 121

 

PROCEDIMIENTO PARA USO DE TARJETA DE CRÉDITO DE LABORATORIOS

FUNAT

 

Fecha de elaboración: Julio de 2014

 

1. OBJETIVO

 

Establecer el procedimiento para el uso de la tarjeta de crédito de Laboratorios Funat

en compras presenciales y compras por internet.

 

2. POLÍTICA

 

Este procedimiento se establece con el fin de llevar a cabo un control riguroso en el

manejo de la tarjeta de crédito de la empresa, tanto en las compras presenciales como

en las compras realizadas por internet, evitando su uso inadecuado.

 

3. ALCANCE

 

El procedimiento para el uso de la tarjeta de crédito de la empresa Laboratorios Funat

aplica para los Gerentes, el Jefe de Infraestructura, la Dirección de Mercadeo y

recepcionista en la compra de tiquetes.

 

4. PROCEDIMIENTO

 

La persona que requiera hacer uso de la tarjeta de crédito debe solicitar la respectiva

autorización a través de correo electrónico a la Gerencia General.

 

Una vez aprobado su uso, la autorización debe ser entregada a la Tesorera de la

empresa, quien es la persona encargada de la custodia de la tarjeta de crédito.

 

La Tesorera debe registrar en un cuadro de control los datos correspondientes a fecha

de entrega, nombre de la persona a quien hace entrega y el valor estimado de la

compra a realizar.

 

Luego de realizada la compra o hacer uso de la tarjeta, ésta debe ser devuelta de


 


manera inmediata a la Tesorera, anexando la factura original y copia. Si fue una

compra realizada por internet, se debe anexar la aprobación que se genera por la

página web.

 

Es importante resaltar, que la factura o comprobante de internet, debe estar firmado

por el Gerente respectivo, referenciando el centro de costos al cual se le asigna el

gasto.

 

La Tesorera, debe cerrar el cuadro de control con el número de la factura y el valor.

Por último, envía a Contabilidad la factura o el comprobante de internet para la

causación correspondiente.

 

5. INFORMES ADMINISTRATIVOS

 

La ejecución del presente procedimiento, debe ser evidenciada en el siguiente informe

administrativo, que es elaborado por la Tesorera.

 

ü Cuadro de control mensual de uso de tarjeta de crédito: Se debe evidenciar la

fecha de entrega de la tarjeta, nombre de la persona a quien hace la entrega y

el valor estimado de la compra a realizar.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Alberto Hernández

Gerente General

Circular 0
Escrito por Administrator   
27-06-2014 a las 09:50:07

CIRCULAR 0

DEFINICION Y OBJETIVOS DE LAS CIRCULARES

 

Con el fin de actualizar las funciones, procedimientos y actos administrativos,

de tal forma que toda la empresa trabaje con los mismos criterios, conozcan en

detalle cuáles son sus funciones, responsabilidades y relaciones con otros

cargos y se apliquen los mismos procedimientos y se puedan hacer los

correctivos y llamadas de atención a quien no los cumpla, se elaborarán

CIRCULARES, que definen las directrices, actualización de funciones,

procedimientos y actos administrativos.

 

Estas actualizaciones de los procedimientos forman parte de la dinámica de

una empresa cambiante y en crecimiento como lo son LABORATORIOS

FUNAT, NATURE’S STORE’S y FUNAT ARROYAVE donde constantemente

se crean nuevos cargos y áreas, nuevos sistemas de información y usa toda la

tecnología de punta, lo cual obliga a que ajustemos los procedimientos para

hacer uso óptimo del sistema y la tecnología en general.

 

Los respectivos jefes de cada proceso en la empresa, elaborarán el borrador

de la CIRCULAR. Este será revisado por el Gerente de Informática, Nomina y

Auditoria y/o por el gerente general y se enviará por el correo electrónico que

es el medio formal de comunicaciones en FUNAT.

 

Cada jefe divulgará en su personal la CIRCULAR para su acatamiento por todo

el personal.

 

Las circulares en su totalidad están almacenas en uno de los servidores de la

empresa en la carpeta PUBLICA subcarpeta CIRCULARES, a esta carpeta

pública tiene acceso todo el personal de FUNAT.

 

En las auditorías se velará por el cumplimiento de las CIRCULARES.

 

El no cumplimiento de las normas incluidas en cada CIRCULAR será una

violación al reglamento interno de trabajo, la cual podrá ser considerada una

falta leve o falta grave, según se indica en dicho reglamento interno de trabajo.

 

Las llamadas de atención se deberán hacer con referencia a la CIRCULAR que

no se está cumpliendo.

 

Todos los gerentes y jefes de la empresa y los administradores tienen la

RESPONSABILIDAD DE CUMPLIR Y DE HACER CUMPLIR LAS NORMAS

INCLUIDADAS EN TODAS LAS CIRCULARES.

 

La negligencia de los jefes en hacer cumplir las CIRCULARES, será motivo de

llamada de atención a dicho jefe.

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