header image
CIRCULAR 120 PRODUCTOS EN CONSIGNACIÓN
Contribuido por Andrea Velez   
23-07-2014 a las 09:28:27

CIRCULAR 120

 

PRODUCTOS EN CONSIGNACIÓN

 

 

 

Fecha de elaboración: julio de 2014

 

 

1. OBJETIVO

 

Definir el procedimiento para el manejo de algunos productos de terceros, que son

nuevos para la empresa, o productos que se considera son de baja rotación.

 

2. ANTECEDENTES

 

A la empresa llegan continuamente proveedores nuevos o ya existentes, que

solicitan que se les codifiquen sus productos. Hasta la fecha en el comité de

compras se han aceptado algunos productos y otros se han rechazado. Los

productos que se aceptan, son codificados y comprados para todas las tiendas, o

dependiendo de la naturaleza son destinados para un canal específico, tiendas

específicas o pruebas pilotos por zonas, lo que implica que la empresa es quien

corre el riesgo y los costos del ensayo de estos.

 

Lo anterior significa que a pesar de que el producto es nuevo, se ha hecho la

inversión en la compra, la cual se paga a los dos meses aunque éste permanezca

en las tiendas y en las bodegas. Igualmente, puede suceder que el producto entre

a la etapa de vencimiento y sea necesario rebajar el precio, aumentar el incentivo,

donarlo o destruirlo, ya que los proveedores no aceptan algunas devoluciones.

 

Algunos productos que se han rechazado han sido exitosos en otras tiendas, por

lo que se pierde la oportunidad de probarlos y venderlos.

 

3. POLÍTICA

 

Con la implementación de este procedimiento, se requiere evitar que la empresa

corra el riesgo en la compra de productos nuevos a terceros, así como de

productos de baja rotación, con el fin de trasladarles ese riesgo a los proveedores

a través de la figura de consignación.

 

Igualmente, se pretende que la empresa no corra el costo del ensayo del producto

y logre una rentabilidad adecuada por parte de los terceros.


4. ALCANCE

 

En el procedimiento de productos en consignación, intervienen la Coordinadora de

Mercadeo terceros, la Gerente de Tiendas, el Gerente de Distribuidora, la Jefe de

compras, las Auxiliares de compras y la Auditora de inventarios.

 

5. PROCEDIMIENTO

 

La Coordinadora de Mercadeo-terceros, junto con las Gerencias de Tiendas y

Distribuidora deben negociar con los proveedores de productos nuevos el precio,

plazo de pago, acciones de mercadeo y comerciales, que solo se recibirán los

productos nuevos en la figura de CONSIGNACIÓN. Igualmente deberá ser la

negociación para los productos de baja rotación.

 

Se debe negociar que si los productos no tienen una rotación superior al 50% en

los próximos 4 meses, se descodifican y se devuelven. Se puede acordar con el

proveedor, plazos adicionales con la condición de que se definan nuevas acciones

de mercadeo o comerciales.

 

Al finalizar la negociación, si firmará un contrato de consignación entre ambas

partes (Consignatario y consignante), en el cual estarán estipuladas todas las

condiciones y acuerdos con relación a mercancía entregada, precios y duración

del contrato. Ver ANEXO 1.

 

El contrato debe estar acompañado del formulario de conocimiento de

proveedores, RUT, Cámara de Comercio y Certificación Bancaria.

 

Igualmente, cada empresa en forma separada debe tener un contrato con

numeración consecutiva.

 

Todos los productos en consignación se codifican en los códigos 026 y 027 para

lograr su identificación.

 

El proveedor anexará una remisión a los productos que va a entregar en

consignación.

 

En la bodega se reciben dichos productos con la remisión y la orden de compra

anexa. La revisión de la mercancía se realiza como cualquier otro producto

facturado.

 

El Auxiliar de Bodega entrega las remisiones y las órdenes de compra a la Auxiliar

de Compras, quien debe ingresar los productos al inventario como una entrada

especial utilizando el documento ENC “Entrada en mercancía en consignación” y

debe digitar además el concepto especial de inventario 278.


Allí deberá también digitar el NIT del proveedor.

 

Después de digitar y guardar el documento, el inventario queda actualizado con la

nueva mercancía y con unidades disponibles para hacer las salidas a las tiendas.

 

Cada mes, la Auxiliar de compras debe elaborar el reporte de productos de

consignación que fueron vendidos, teniendo en cuenta la resta de las

devoluciones. Dicho reporte debe discriminar las unidades vendidas en cada

tienda así como las unidades de cada vendedor de distribuidora, catálogo y

farmacias.

 

Este reporte debe tener el visto bueno de la Auditora de inventarios, con base en

el análisis del inventario actual.

 

La Jefe de compras debe remitir dicho reporte al respectivo proveedor para que

envíe la factura mensual.

 

Una vez llegue la factura, la Auxiliar de compras debe verificar que el cobro

realizado por el proveedor corresponde a las cantidades reportadas en el informe,

además que los precios concuerden con la negociación pactada en la orden de

compra inicial.

 

Para el ingreso de la factura al sistema se deben tener presentar dos situaciones:

 

1. Que el proveedor reponga el inventario ya vendido, es decir que entregue

factura más unidades físicas: En este caso la factura deberá ingresarse por el

módulo de compras y luego pasarse para pago.

 

2. Que el proveedor no reponga unidades físicas del inventario y solamente

entregue factura: En este caso, la contabilización de la factura la deberá hacer la

Auxiliar de Tesorería y no la Auxiliar de Compras, ya que no hay movimiento de

inventario, solo se afectan valores. Luego se pasa para pago.

 

Es importante anotar que la factura debe tener la relación de las unidades

vendidas con el visto bueno de Auditoría.

 

Luego del pago deberá enviarse una carta al proveedor indicando el valor pagado.

 

¿Qué sucede con la mercancía que debe ser devuelta al proveedor porque

no hay rotación del producto?

 

Estos productos deben ser devueltos al proveedor, para ello, la Auxiliar de

Devoluciones, debe utilizar el documento SEC “Salida de mercancía en

consignación”, digitando el concepto 279, este documento deberá hacerse por

proveedor.


La mercancía se entrega al proveedor con esta salida, que deberá ser firmada al

recibir los productos. En caso de que la mercancía sea devuelta por

transportadora porque el proveedor es de otra ciudad, se deberá adjuntar al

documento de salida una copia de la guía del transportador con la confirmación de

recibido.

 

Para cerrar el proceso completo del contrato en consignación, deberá elaborarse

una carta, donde se especifique que se está dando por terminado el contrato de

consignación.

 

Notas:

 

·      Si los productos no rotan dentro de los plazos acordados, estos deben ser

devueltos a los proveedores.

·      No se permite que dichos productos entren en el ciclo de devoluciones,

siempre se deben devolver al proveedor.

 

6. INFORMES ADMINISTRATIVOS

 

La ejecución del presente procedimiento y la gestión de quienes intervienen en él,

debe ser evidenciada en el siguiente informe administrativo, que es elaborado por

la Jefe de compras para el caso de los productos de Laboratorios Funat y por la

Coordinadora de compras terceros para el caso de Natures Store y Funat

Arroyave.

 

ü Informe mensual de productos en consignación: Donde se evidencien los

productos que son adquiridos en la figura de consignación, el proveedor, el

valor total y la antigüedad.

 

 

 

 

FIN

 

 

 

 

 

Alberto Hernández

 

Gerente General

Última actualización ( 23-07-2014 a las 09:32:06 )
CIRCULAR 121 - PROCEDIMIENTO PARA USO DE TARJETA DE CRÉDITO DE LABORATORIOS FUNAT
Contribuido por Andrea Velez   
23-07-2014 a las 09:16:48

 

CIRCULAR 121

 

PROCEDIMIENTO PARA USO DE TARJETA DE CRÉDITO DE LABORATORIOS

FUNAT

 

Fecha de elaboración: Julio de 2014

 

1. OBJETIVO

 

Establecer el procedimiento para el uso de la tarjeta de crédito de Laboratorios Funat

en compras presenciales y compras por internet.

 

2. POLÍTICA

 

Este procedimiento se establece con el fin de llevar a cabo un control riguroso en el

manejo de la tarjeta de crédito de la empresa, tanto en las compras presenciales como

en las compras realizadas por internet, evitando su uso inadecuado.

 

3. ALCANCE

 

El procedimiento para el uso de la tarjeta de crédito de la empresa Laboratorios Funat

aplica para los Gerentes, el Jefe de Infraestructura, la Dirección de Mercadeo y

recepcionista en la compra de tiquetes.

 

4. PROCEDIMIENTO

 

La persona que requiera hacer uso de la tarjeta de crédito debe solicitar la respectiva

autorización a través de correo electrónico a la Gerencia General.

 

Una vez aprobado su uso, la autorización debe ser entregada a la Tesorera de la

empresa, quien es la persona encargada de la custodia de la tarjeta de crédito.

 

La Tesorera debe registrar en un cuadro de control los datos correspondientes a fecha

de entrega, nombre de la persona a quien hace entrega y el valor estimado de la

compra a realizar.

 

Luego de realizada la compra o hacer uso de la tarjeta, ésta debe ser devuelta de


 


manera inmediata a la Tesorera, anexando la factura original y copia. Si fue una

compra realizada por internet, se debe anexar la aprobación que se genera por la

página web.

 

Es importante resaltar, que la factura o comprobante de internet, debe estar firmado

por el Gerente respectivo, referenciando el centro de costos al cual se le asigna el

gasto.

 

La Tesorera, debe cerrar el cuadro de control con el número de la factura y el valor.

Por último, envía a Contabilidad la factura o el comprobante de internet para la

causación correspondiente.

 

5. INFORMES ADMINISTRATIVOS

 

La ejecución del presente procedimiento, debe ser evidenciada en el siguiente informe

administrativo, que es elaborado por la Tesorera.

 

ü Cuadro de control mensual de uso de tarjeta de crédito: Se debe evidenciar la

fecha de entrega de la tarjeta, nombre de la persona a quien hace la entrega y

el valor estimado de la compra a realizar.


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Alberto Hernández

Gerente General

Circular 0
Escrito por Administrator   
27-06-2014 a las 09:50:07

CIRCULAR 0

DEFINICION Y OBJETIVOS DE LAS CIRCULARES

 

Con el fin de actualizar las funciones, procedimientos y actos administrativos,

de tal forma que toda la empresa trabaje con los mismos criterios, conozcan en

detalle cuáles son sus funciones, responsabilidades y relaciones con otros

cargos y se apliquen los mismos procedimientos y se puedan hacer los

correctivos y llamadas de atención a quien no los cumpla, se elaborarán

CIRCULARES, que definen las directrices, actualización de funciones,

procedimientos y actos administrativos.

 

Estas actualizaciones de los procedimientos forman parte de la dinámica de

una empresa cambiante y en crecimiento como lo son LABORATORIOS

FUNAT, NATURE’S STORE’S y FUNAT ARROYAVE donde constantemente

se crean nuevos cargos y áreas, nuevos sistemas de información y usa toda la

tecnología de punta, lo cual obliga a que ajustemos los procedimientos para

hacer uso óptimo del sistema y la tecnología en general.

 

Los respectivos jefes de cada proceso en la empresa, elaborarán el borrador

de la CIRCULAR. Este será revisado por el Gerente de Informática, Nomina y

Auditoria y/o por el gerente general y se enviará por el correo electrónico que

es el medio formal de comunicaciones en FUNAT.

 

Cada jefe divulgará en su personal la CIRCULAR para su acatamiento por todo

el personal.

 

Las circulares en su totalidad están almacenas en uno de los servidores de la

empresa en la carpeta PUBLICA subcarpeta CIRCULARES, a esta carpeta

pública tiene acceso todo el personal de FUNAT.

 

En las auditorías se velará por el cumplimiento de las CIRCULARES.

 

El no cumplimiento de las normas incluidas en cada CIRCULAR será una

violación al reglamento interno de trabajo, la cual podrá ser considerada una

falta leve o falta grave, según se indica en dicho reglamento interno de trabajo.

 

Las llamadas de atención se deberán hacer con referencia a la CIRCULAR que

no se está cumpliendo.

 

Todos los gerentes y jefes de la empresa y los administradores tienen la

RESPONSABILIDAD DE CUMPLIR Y DE HACER CUMPLIR LAS NORMAS

INCLUIDADAS EN TODAS LAS CIRCULARES.

 

La negligencia de los jefes en hacer cumplir las CIRCULARES, será motivo de

llamada de atención a dicho jefe.

<< Inicio < Anterior 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Siguiente > Fin >>

Encuestas
Seg?n los estudios modernos en las ventas, s?lo hay comunicaci?n efectiva cuando hay comunicaci?n:
  
Usuarios en l?nea
Tiene 1 invitado en línea