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CIRCULAR 137 VENTAS NEGATIVAS
Contribuido por Andrea Velez   
02-05-2016 a las 11:06:46
CIRCULAR 137 VENTAS NEGATIVAS Fecha: 15 febrero 2016 Se prohíben ventas negativas a partir del primero de febrero del 2016 Con el fin de evitar que se distorsionen los costos promedio ponderados, que afectan la rentabilidad de la empresa y se genere reprocesos en la empresa para su corrección, que implica mayor cantidad de personal o sobrecarga de trabajo, se deben cerrar del todo la posibilidad de ventas negativas, así como traslados y salidas negativas. Para lograr esto, debemos hacer los siguientes cambios en procedimientos actuales: • Es obligatorio que todas las asesoras de tiendas utilicen el módulo de entrada de mercancía que se montó en el POS en diciembre. Los gerentes de tiendas, administradores y auditores deberán hacer una revisión y velar porque todas las asesoras conozcan cómo hacer la entrada en el POS. Será motivo de llamada de atención y proceso disciplinario la asesora que no realice este procedimiento. • Los administradores y auditores deberán instruir a las asesoras, para que informen inmediatamente cuando el inventario de algún producto no coincida con el inventario en el sistema. Las auditoras deberán darle prioridad a realizar el ajuste del inventario en aquellas tiendas donde haya descuadre. • Para corregir las existencias negativas que hay actualmente en las tiendas, auditoría hará a partir del 12 de enero de 2016, una revisión detallada de las existencias negativas que hay en cada tienda y hará el análisis de los movimientos y ajustes en aquellas tiendas donde tengan productos con existencias negativas. • El gerente de logística y supervisores de bodega, deben instruir y vigilar para que los operarios-cajeros y empacadores utilicen adecuadamente el proceso del scanner. Está prohibido entrar códigos manualmente al sistema productos, siempre se debe usar el scanner. Si se detecta algún operario cajero o empacador realizando entradas manualmente, será motivo de llamada de atención. Se exceptúa el caso en que el scanner no lea el producto en cuyo caso el operario TIENE QUE INFORMAR AL SUPERVISOR, el supervisor permite la entrada y registra y envía la novedad a sistemas para que revise que puede estar pasando. Para algunos casos se debe tener una plantilla con el código de barras para que el cajero pase en scanner por dicha plantilla (como se hace actualmente en el Exito). • El gerente de logística tiene la obligación de informar a auditoría cuando se presente descuadre de inventarios en los despachos. No pueden por su cuenta recibir productos sobrantes en tiendas. • El director de compras deberá igualmente velar porque las auxiliares de compras no alteren ningún valor de compra. Si se detecta que se afecta el costo que se causó en contabilidad se deberá hacer la investigación para detectar las responsabilidades en el error. • Los contadores y auxiliares de contabilidad informarán a auditoría cuando se detecte que en una tienda o canal se presenta una desviación en los costos que afecte la rentabilidad bruta. FIN ________________________ Alberto Hernández Cardona Gerente General
Última actualización ( 02-05-2016 a las 11:07:55 )
CIRCULAR 136 COSTEO DE PRODUCTOS FUNAT
Contribuido por Andrea Velez   
14-04-2016 a las 09:21:12
CIRCULAR 136 COSTEO DE PRODUCTOS FUNAT Fecha: 14 abril 2016 Objetivo: Precisar el procedimiento para determinar los costos de los productos. Los costos de los productos pueden variar mes a mes de acuerdo a los siguientes aspectos: • Variación de las cantidades de materias primas utilizadas en el lote con respecto al estándar. Se incluyen además desperdicios, daños, defectos, etc. • Variación en los costos de las materias primas utilizadas. • Variación en cantidad de horas-hombre dedicadas al lote de producción, con respecto al estándar. • Variación en el valor hora-hombre, con base en los gastos de nómina del mes. • Variación en los costos indirectos de fabricación. Estos costos indirectos se reparten en todos los productos producidos en el mes, en forma proporcional. Con base en los anteriores factores, se genera el nuevo costo de cada producto. Para la empresa es fundamental trabajar con costos reales que van variando a lo largo del año. Esto nos permite determinar mejor cual es el verdadero costo de la mercancía vendida, poder conocer la rentabilidad, poder saber los resultados de las acciones de optimización que se hace en los procesos administrativos y de producción y sobretodo tomar decisiones con respecto a precios para ser más competitivos. Por esto debemos pasar de trabajar con el último costo de compra y el costo estándar de producción al costo real, los cuales por ser variables en el año, se manejan contablemente con el costo promedio ponderado. También es una obligación de las NIIF contabilizar el costo promedio ponderado. Se debe terminar el proceso de cambio de costo base y costo estándar que hemos utilizado para empezar con el costo promedio ponderado. 1. ANTECEDENTES Hasta diciembre de 2015 trabajamos con el costo estándar, el cual no tenía en cuenta el costo promedio ponderado en materias primas, el valor hora se dejaba fijo todo el año, y el porcentaje CIF (costo indirecto de fabricación) a aplicar en cada producto, era fijo y se basaba en unos porcentajes estimados que tuvieran en cuenta los costos indirectos. El paso que se tienen que dar es trabajar con costo real y no con el costo estándar. El costo real se basa en los resultados de cada lote de producción, tiene en cuenta el costo promedio ponderado en materias primas, se trabaja con el costo real en la mano de obra de cada mes, o sea si hay incremento o decrecimiento de personal o si hay crecimiento o decrecimiento de horas extras. También el porcentaje CIF a aplicar a cada producto varía de acuerdo con el gasto real que tuvo la empresa en el mes de indirectos. Para determinar el costo real de arranque del año 2016 se calcularon los costos reales durante todo el año 2015 con base en la metodología que se explica a continuación y se determinó el valor real con base en el mayor costo generado en un mes del año 2015. 2. METODOLOGÍA PARA DETERMINAR EL COSTO REAL El costo real de cada producto depende de los resultados de cada lote de producción. La empresa cuenta con la aplicación de producción, para programar y registrar los resultados de cada lote, en lo referente a la cantidad de horas-hombres gastada en cada subproceso, a las cantidades de materias primas gastadas en el lote. Para que el sistema haga el cálculo del costo se debe actualizar los parámetros de valor hora hombre y %CIF. Para actualizar estos parámetros, se utiliza el reporte de COSTO DE PRODUCCIÓN DEL MES anterior que genera contabilidad. En este reporte se encuentra el costo total de la mano de obra directa. De la aplicación de producción se extracta el informe de horas utilizadas vs el total de horas disponibles. VR HORA = COSTO TOTAL MANO DE OBRA DIRECTA/TOTAL HORAS UTILIZADAS EN PRODUCCIÓN Para calcular el %CIF a aplicar se va al reporte de costos de producción de contabilidad y se hace el siguiente cálculo: %CIF = Total costos indirectos/ Total costos directos Total costos indirectos = Costo mano de obra indirecta + Gastos generales + Valor de horas disponibles no utilizadas en la producción. Total costos directos = Costo mano obra directa + Total materia prima + Total empaques. Con estos dos parámetros se actualiza el sistema de producción. El sistema de producción entrega el costo real de cada lote de un producto. Una vez se libere el lote y se cargue al inventario, irá con el costo real que entrega el sistema de producción. En contabilidad se trabaja con este costo real y se pondera con los costos anteriores del producto. Contabilidad sigue generando el reporte de costos de producción y compara el costo de contabilidad vs el costo de lo producido pero esta vez al costo real anterior, no al estándar que se estaba utilizando en años anteriores. La matriz que utilizamos actualmente para actualizar los costos, se seguirá utilizando únicamente para costear los nuevos productos y poder determinar el precio más adecuado. Esta matriz es posible que se pueda reemplazar en el sistema de producción. En el sistema de producción se deben mantener los siguientes 3 costos: • Costo inicial del año. • Costo estándar. • Costo real del lote producido. El costo estándar se mantiene fijo y solo se varía cuando hay cambios sustanciales en el valor de las materias primas o cuando se ha optimizado o complicado el proceso de producción y han variado la cantidad de horas hombre. 3. RESPONSABILIDADES De acuerdo con la metodología anterior se definen las siguientes responsabilidades en el proceso de determinar los costos reales y sus implicaciones en los precios de venta de dichos productos: 3.1. COSTO INICIAL DE LA FORMULACIÓN Cuando se diseña un producto propio o una maquila o se reformula, el personal de I&D junto con el jefe de producción definen haciendo los ensayos o producción de prueba, las cantidades de mano de obra, y las cantidades de materias primas que requiere el producto. Estas cantidades se costean de acuerdo con el valor de la mano de obra y el costo de las materias primas. Igualmente se les aplica el porcentaje CIF de acuerdo con el informe de contabilidad referente a costos de producción generales. ESTO ES LO QUE SE CONOCE COMO EL COSTO ESTÁNDAR. 3.2. COSTO TOTAL CONTABLE EL contador de Laboratorios Funat elabora cada mes, el reporte de costos de producción. Este informe incluye los costos contables de la producción del mes y los compara con el valor del costo de lo producido al valor del costo real de cada producto. El informe desglosa los costos directos contables y los costos indirectos contables. 3.3. COSTO REAL La auditora de costos y de producción, se encarga de generar del sistema los costos reales de producción de cada mes. Para generar los costos reales, debe ingresar al sistema los parámetros de valor hora y %CIF, los cuales calcula del informe de contabilidad de costos de producción. Con estos parámetros, el sistema de producción, calcula el costo real de cada lote. Cuando se hace el traslado de la mercancía producida en el mes, esta irá costeada al costo real del mes. En el sistema de ventas, el costo al que se venden los productos, será el costo promedio ponderado. 3.4. COSTO PROMEDIO PONDERADO El sistema de ventas y de contabilidad, calculan para cada venta el costo promedio ponderado, el cual se afecta con el costo real de los productos producidos cada mes. 3.5. AUDITORÍA DE COSTOS La auditora de costos y producción, extracta del sistema de producción los costos reales de cada producto y los compara con el costo estándar del producto. Analiza las diferencias entre el costo real y el costo estándar E INFORMA COMO HALLAZGOS CUANDO ESTAS DIFERENCIAS SON SUPERIORES AL 5%. 3.6. ANALISIS DE LOS HALLAZGOS EN DIFERENCIAS DE COSTOS El Director técnico, junto con el director de compras y la auditora de costos conforman el comité de costos. El comité se deben reunir cada mes a analizar los hallazgos de productos con diferencias superiores al 5% entre el costo real del mes y el costo estándar y determinan si las diferencias entre el costo estándar y el costo real, son permanentes o coyunturales (ocasionales). Son ocasionales cuando se deben a que en el lote se presentaron mayores costos ya sea en mano de obra o materias primas que pueden volverse al valor normal. Cuando la diferencia entre el costo real y estándar ya sea hacia arriba o hacia abajo va a ser en forma permanente PORQUE AUMENTAN DEFINITIVAMENTE LAS HORAS HOMBRE O AUMENTAN LAS CANTIDADES DE MATERIA PRIMA A UTILIZAR , O PORQUE EL VALOR DE LA NÓMINA AUMENTA O EL VALOR DE LAS MATERIAS PRIMAS AUMENTA, se debe hacer las siguientes acciones: • SOLICITAR A INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO revisar la fórmula para ver si se puede optimizar y disminuir así los costos. • COMPRAS también debe tratar de renegociar los precios de materias primas o conseguir nuevos proveedores en el caso de aumento de los costos. • INFORMAR A MERCADEO sobre el nuevo costo del producto. La directora de mercadeo deberá analizar cómo se afecta la rentabilidad y con base en ello definir si se debe aumentar el precio del producto o maquila, mantenerlo igual o disminuir el precio. • La auditora de costos y producción debe informar cada mes, la gestión de los hallazgos. Es decir hacer la observación sobre cuál fue la decisión final en cada uno y si no se hizo ninguna acción debe hacer el llamado de atención correspondiente e informar a la gerencia para que se hagan los correctivos del caso. 3.7. ACTUALIZACIÓN DEL COSTO ESTÁNDAR El costo estándar debe permanecer fijo, mientras no se cambie manualmente. La actualización del costo estándar se hace manualmente en el sistema y está a cargo de la Auditora de costos y producción. Esta actualización se realiza por decisión del comité cuando se decide que hay un cambio permanente en la fórmula, en las horas hombre o en el costo de materia prima. El costo estándar se actualiza en forma masiva cuando se realiza el incremento general de salarios de la empresa. También se actualiza en forma masiva cuando se estima un % de incremento general de costos de materias primas. Este incremento teórico se suele hacer a principios del año. Nota: en el sistema de producción y de contabilidad, también se guarda el costo real inicial del año o sea el costo final del año anterior, que sirve para determinar la evolución dentro del año de los costos y de rentabilidad. FIN ________________________ Alberto Hernández Cardona Gerente General
CIRCULAR 135 REINGRESOS, TRASLADOS, NIVELACIÓN DE SALARIOS Y VINCULACIÓN DE APRENDICES
Contribuido por Andrea Velez   
13-04-2016 a las 15:52:09
CIRCULAR 135 REINGRESOS, TRASLADOS, NIVELACIÓN DE SALARIOS Y VINCULACIÓN DE APRENDICES Fecha elaboración: abril 13 2016 Objetivo 1: Definir los requisitos mínimos para reingresar a la compañía. Los reingresos son permitidos en Laboratorios Funat S.A.S., Natures Stores y Funat Arroyave S.A.S. siempre y cuando la persona cumpla con los requisitos mínimos exigidos, los cuales son: 1. El motivo de su retiro debe haber sido voluntario. El jefe de Desarrollo Humano o el jefe de nómina es el responsable de suministrar dicha información por escrito. 2. El concepto de su jefe y gerente anterior debe ser favorable tanto en el aspecto actitudinal como en su desempeño. Dicho concepto debe quedar por escrito. 3. Para el personal comercial: El puntaje de competencias de los 3 meses anteriores a su retiro debe ser del orden del 80% en el puntaje total y adicional al anterior, el ítem del cumplimiento de la meta de ventas debe ser igualmente, del orden del 80%. Para el personal administrativo: El puntaje de competencias de los 3 meses anteriores a su retiro debe ser del orden del 80% en el puntaje total. La auxiliar de competencias es la responsable de suministrar dicha información por escrito si el reintegro es para el área comercial, producción o logística; pero si el reintegro es administrativo el responsable de suministrar la información por escrito es la Jefe de productividad e innovación. 4. Se deben revisar llamados de atención y/o suspensiones que la persona tenga anotados en su hoja de vida. 5. El salario será igual al de cargos similar o si el reingreso es de menos de un año el salario será el tenía antes de retirarse. NOTAS: • El responsable de solicitar la información anterior y de revisar el cumplimiento de los requisitos es el coordinador de selección. • Todos los requisitos deben cumplirse. Si uno de ellos no se cumple, no es viable el reingreso. • Se evalúan los 3 meses (anteriores al retiro) que la persona haya laborado completos. Por ejemplo: si la persona se retiró el 18/06/2012, se evalúa el puntaje obtenido en marzo 2012, abril 2012 y mayo 2012. • Si el motivo de retiro de la persona fue terminación de contrato por bajo desempeño o como resultado de un proceso disciplinario, no podrá por ningún motivo reingresar a ninguna de las 3 empresas y es independiente si la persona aspira al mismo cargo que ocupaba o a otro diferente. • Si todos los requisitos anteriores se cumplen y la persona aspira a ocupar un cargo cuyo gerente es diferente al que tenía anteriormente, se procede a realizar el proceso de selección, incluyendo entrevista sicológica y entrevista con gerente (se aplican pruebas sicotécnicas si la fecha de retiro supera los 3 meses). Objetivo 2: Definir los requisitos para que un aprendiz ocupe un cargo en la compañía. 1. El concepto de quien fue su jefe inmediato y gerente debe ser favorable tanto en el aspecto actitudinal como en su desempeño. Dicho concepto debe quedar por escrito. 2. Se deben revisar llamados de atención y/o suspensiones que la persona tenga anotados en su hoja de vida. 3. El aprendiz participará del proceso de selección en igualdad de condiciones que los demás candidatos, incluyendo entrevista sicológica de reencuadre y entrevista con gerente (se exceptúa la aplicación de pruebas sicotécnicas si la fecha de retiro no supera los 3 meses). 4. El salario será el establecido para personal sin experiencia en el mismo tipo de cargo. NOTAS: • El responsable de solicitar la información anterior y de revisar el cumplimiento de los requisitos es el coordinador de selección. • Si el aprendiz realizó su contrato de aprendizaje en el mismo cargo al cual aspira ser vinculado; el gerente, director del canal o departamento solicita su vinculación bajo contrato de trabajo y no se realiza proceso de selección, se deberá pedir evaluación del desempeño y concepto de auditoria. Objetivo 3: Definir los requisitos para que una persona vinculada ocupe un cargo de contrato de aprendizaje. 1. Debe haberse identificado previamente la necesidad de tener un aprendiz o practicante, verificando que efectivamente haya un cupo dentro de la planta de cargos. 2. La hoja de vida del aspirante debe ajustarse al perfil para la vacante. 3. El concepto de su jefe y gerente actual debe ser favorable tanto en el aspecto actitudinal como en su desempeño. Dicho concepto debe quedar por escrito. 4. Se deben revisar llamados de atención y/o suspensiones que la persona tenga anotados en su hoja de vida. 5. El puntaje de competencias debe ser mínimo de 80% en promedio del último trimestre. 6. Se procede a realizar el proceso de selección, incluyendo entrevista sicológica de reencuadre y entrevista con gerente. NOTA: • El responsable de solicitar la información anterior y de revisar el cumplimiento de los requisitos es el coordinador de selección. Objetivo 4: Definir el procedimiento para los movimientos internos dentro del mismo canal o departamento. 1. Los gerentes/directores pueden proponer movimientos al interior de su canal o departamento basados en el conocimiento que tienen de cada uno de sus empleados y de acuerdo a las necesidades de cada canal/departamento en particular. 2. Los gerentes/directores deberán enviar al coordinador de selección por escrito, el movimiento interno que desean realizar. 3. El coordinador de selección programará una entrevista de reencuadre entre sicólogo y empleado. De ser favorable el concepto de la entrevista, se emitirá un informe escrito donde se notifica que el movimiento interno es favorable. 4. El jefe de Desarrollo Humano, procederá a hacer el movimiento interno en la planta de cargos y la respectiva nivelación salarial de acuerdo al procedimiento (ver objetivo 6). Objetivo 5: Definir el procedimiento para los movimientos internos entre diferentes canales o departamentos. Esto también aplica para cambios de personal entre empresas por necesidad del empleado o a solicitud de la empresa. 1. El departamento de Desarrollo Humano publicará la vacante en lugares visibles para el personal: correo, intranet, carteleras. 2. El empleado que desee postularse a la vacante, deberá en primer lugar, comentarle a su jefe inmediato. 3. El jefe inmediato del empleado comentará la situación con el gerente/director del departamento o canal evaluando las necesidades o situación actual. Se dará una respuesta al empleado en la brevedad posible o antes de la fecha máxima de postulación. 4. De ser positiva la respuesta, el empleado deberá enviar su hoja de vida actualizada al correo especificado en la oferta interna dentro de los plazos establecidos. 5. El concepto de su jefe y gerente actual debe ser favorable tanto en el aspecto actitudinal como en su desempeño. Dicho concepto debe quedar por escrito. 6. El puntaje de competencias debe ser mínimo de 80% del promedio del último trimestre. 7. Se deben revisar llamados de atención y/o suspensiones que la persona tenga anotados en su hoja de vida. 8. Se procede a realizar el proceso de selección, incluyendo entrevista sicológica de reencuadre y entrevista con gerente. 9. Como requisito básico el candidato debe tener al menos 6 meses en el cargo actual. NOTA: Por ningún motivo, el gerente/jefe que tiene la vacante, podrá hacerle propuestas laborales a los empleados sin consentimiento previo del jefe y gerente actual del empleado. Objetivo 6: Definir procedimiento para la nivelación salarial cuando el empleado ocupa un nuevo cargo. *Aplica para movimientos internos dentro del mismo canal o departamento y para movimientos internos entre diferentes canales o departamentos. 1. Cuando el empleado ocupa un nuevo cargo superior al anterior, éste comienza en un periodo de prueba (3 meses). 2. A los 3 meses se evalúa su desempeño:  Si logró los mínimos esperados del cargo: se hace nivelación salarial.  Si no logró los mínimos esperados del cargo pero demuestra mejoría en el segundo y tercer mes en comparación con el primer mes: se hace otra evaluación al mes cuatro. Si la persona al cuarto mes logró los mínimos esperados del cargo: se hace nivelación salarial. De lo contrario, se reevalúa la continuidad de la persona en la compañía.  Si no logró los mínimos esperados del cargo y tampoco demuestra mejoría en el segundo y tercer mes en comparación con el primer mes: se reevalúa su continuidad en el cargo nuevo, teniendo en cuenta que si la persona tuvo un desempeño satisfactorio en el cargo que desempeñaba anteriormente y aún está vacante el cargo, se analiza la posibilidad de que el empleado ocupe de nuevo su cargo anterior. Si la persona no tuvo un desempeño satisfactorio en su cargo anterior, se reevalúa la continuidad de la persona en la compañía. FIN ________________________ Alberto Hernández Cardona Gerente General
Última actualización ( 13-04-2016 a las 16:19:22 )
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