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CIRCULAR 84 ESTIMULOS PARA VENDER RÁPIDAMENTE DEVOLUCIONES DE DISTRIBUIDORA
Escrito por Administrator   
09-05-2011 a las 09:23:04
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CIRCULAR 84 
ESTIMULOS PARA VENDER RÁPIDAMENTE  DEVOLUCIONES DE  DISTRIBUIDORA
ELABORADA: ABRIL 2011-04-14

  1. POLÍTICA DEVOLUCIONES DE  DISTRIBUIDORA

La empresa tiene como estrategia comercial en distribuidora, aceptar devoluciones a las tiendas y farmacias clientes, siempre y cuando ESTÉN EN BUEN ESTADO Y LES FALTE:
5 MESES PARA VENCERSE A LOS PRODUCTOS DE LAS LÍNEAS FITOTERAPIA, DERMOCOSMÉTICOS, SUPLEMENTOS DIETARIOS, FARMACIAS.
2 MESES  PARA VENCERSE A LOS PRODUCTOS DE LA LÍNEA NUTRICIONAL.
Esta estrategia que es usada también por otros laboratorios nos permite ser competitivos y atractivos ante nuestros clientes.
La estrategia de devoluciones de distribuidora no genera alto impacto económico para la empresa si se logra vender estos productos devueltos en otros canales. Para FUNAT es una ventaja tener tiendas propias donde se pueden vender dichos productos próximos a vencerse con algunas restricciones.
Esta circular define las normas y procedimientos para evitar las pérdidas económicas que se generan si se dejan vencer las devoluciones de distribuidora, lo cual se ocasiona por no  hacer las gestiones internas  correspondientes para poder vender rápidamente dichos productos.
Se debe tener en cuenta que en las tiendas propias de Funat y de Global Nutrition no se aceptan devoluciones de FUNAT, según se define en la circular 49. Si una asesora de tiendas deja vencer productos, será responsable de esta pérdida y deberá pagar el producto vencido.
En las tiendas Natural Stores , se aplica lo anterior también para los productos de Natural Freshly.

2. CREACIÓN CARGO AUXILIAR DEVOLUCIONES

Se crea el cargo AUXILIAR DEVOLUCIONES ,cuya meta  es QUE EN LA BODEGA DE DEVOLUCIONES HAYA EL MÍNIMO DE PRODUCTOS. QUE NO CREZCA ESTE INVENTARIO Y QUE PODAMOS RECUPERAR EN GRAN PARTE EL VALOR DE LOS PRODUCTOS DEVUELTOS.
Este auxiliar tendrá las siguientes funciones (ver documento 7-19 funciones auxiliar devoluciones):

  1. GESTIÓN DEVOLUCIONES DE TIENDAS Y DISTRIBUIDORA
  2. GESTIÓN PRODUCTOS PRÓXIMOS A VENCERSE
  3. GESTIÓN DE REMATES,DONACIONES, PRODUCTOS VENCIDOS PARA DESTRUCCIÓN
  4. CONTROL DE CALIDAD DE PRODUCTOS DE TERCEROS

3. ESTIMULOS  PARA ACELERAR LAS VENTAS DE LAS DEVOLUCIONES.

Con el fin de acelerar las ventas de las devoluciones de distribuidora y que no se pierdan dichos productos en nuestras bodegas, se crean los siguientes estímulos:
Las asesoras de tiendas  que vendan devoluciones de distribuidora recibirán como incentivo especial un 2,5% por dichas ventas.
Los productos en devolución se venderán preferiblemente al mismo precio del producto normal, para no crear suspicacia en el cliente, pero en algunos casos se  podrán vender al cliente que lo solicite, con un descuento especial del 15%  (aprobado por el administrador o auditoría), siempre y cuando se le advierta al cliente de su condición de producto próximo a vencerse.
Los productos que no se alcancen a vender en las tiendas se podrán ofrecer a los empleados como remate de productos al costo.
Los productos que no se alcancen a vender en las tiendas y tengan todavía al menos un mes de vigencia, se podrán donar a alguna fundación.

4.  CODIFICACIÓN DEVOLUCIONES

Con el fin de diferenciar las devoluciones de distribuidora a las cuales se les va a aplicar los estímulos del numeral 3, se realizará el siguiente procedimiento:
La auxiliar devoluciones RECODIFICA   cada producto devuelto con el código correspondiente al  “laboratorio devoluciones” (178)
Este procedimiento se puede hacer tanto en la bodega principal en Medellin, como en las bodegas de Bogotá, Barranquilla y Cali. En la bodega principal está a cargo de la auxiliar devoluciones y en las otras bodegas lo hará el encargado de la bodega.

5. TRASLADO A LAS TIENDAS

La auxiliar devoluciones define o acuerda a que tiendas se enviará los productos de la bodega devoluciones previamente recodificados.
Este procedimiento se podrá hacer igualmente en cada una de las zonas. Es decir no se requiere enviar todos los productos devueltos a Medellín.
En cada tienda se encargan de vender dichos productos, cuidando de no afectar la imagen de la empresa.
Los productos con código de devolución no se les cobra a las asesoras que no pudieron venderlas, SIEMPRE Y CUANDO AVISEN FALTANDO 2 MESES QUE NO HAN PODIDO VENDERLOS.

6. Afectación de los incentivos a los asesores de distribuidora, farmacias, catálogo

Los asesores deben tener cuidado al ofrecer los productos a los clientes. NO SE PUEDE INDUCIR AL CLIENTE A COMPRAR MÁS CANTIDAD CON LA PROMESA DE QUE SI NO LO VENDEN LO PUEDEN DEVOLVER.
Las devoluciones de los productos, además de que la empresa le deduce al asesor el valor de los incentivos pagados meses antes cuando se hizo la venta, le deduce de los incentivos del mes en curso,  un 1% adicional del valor del producto.
Para evitar que se le cobre este 1% adicional del valor de los productos devueltos,  el asesor debe hacer lo siguiente:
Estar pendiente de la rotación de  los productos nuestros que tienen sus clientes, motivar al cliente para que mueva estos productos. En algunos casos se podrá solicitar impulsadora (de acuerdo con los pedidos y estrategia de mercadeo).
Se exceptúa el cobro de este 1% adicional, en el caso que el gerente respectivo decida que no se va a cobrar por SER UN PRODUCTO NUEVO QUE SE REQUIERE IMPULSAR.
La auxiliar devoluciones recibirá por su gestión oportuna del manejo de las devoluciones, el 1% de los productos FUNAT, que fueron devueltos y se lograron vender en el mes, en las tiendas nuestras en todo el pais.

Esto no aplica a los productos de terceros que sean cambiados por los respectivos proveedores.
CIRCULAR 71 CANALES DE COMUNICACIÓN FORMALES E INFORMALES
Escrito por Administrator   
07-05-2011 a las 10:26:01
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CIRCULAR 71
CANALES DE COMUNICACIÓN FORMALES E INFORMALES

Fecha: Octubre 26 de 2010

OBJETIVO

Con el fin de facilitar la fluidez del trabajo, de los procesos, procedimientos y poder corregir las fallas que se presentan en la administración general, en la administración de las ventas, en la administración del personal y en la ejecución de los procesos, la empresa ha creado varios canales de comunicación formales e informales.

Constantemente se escuchan expresiones que involucran a los mandos medios, quienes reprochan a sus subalternos o toman acciones coercitivas o represivas,  argumentando que se están saltando los conductos regulares en la empresa y por miedo a estas acciones se presentan faltas disciplinarias por acción o por omisión equivocada de parte de los empleados.

La comunicación en la empresa debe ser fluida y constante siguiendo la línea jerárquica y utilizando los canales formales de comunicación que tiene la empresa para comunicarse con su superior, con un gerente y sobretodo con la AUDITORÍA.

Las órdenes y directrices de las gerencias hacia los empleados, se deben hacer teniendo en cuenta la línea jerárquica, es decir teniendo en cuenta los jefes directos de dichos empleados, pues son ellos los que deben ejecutar y supervisar que se cumplan las órdenes de dicha gerencia.

LINEAS JERARQUICAS Y CANALES DE COMUNICACIÓN

Para comprender bien este concepto es necesario establecer primero la diferencia entre línea jerárquica y canal de comunicación:

El primero establece la relación o dependencia entre las líneas de mando desde el más alto directivo de una empresa hasta el empleado raso, esta relación se establece sobre todo para la trasmisión de órdenes, políticas, estrategias o la delegación de autoridad o funciones para ejecutar una operación de un jefe a sus subalternos.

Normalmente esta relación es de tipo descendente (u horizontal si es entre personas de un mismo nivel jerárquico para evitar la duplicidad de órdenes o la confusión de un subalterno al no tener el conocimiento exacto y con certeza de quien es el jefe), en este caso el esquema orgánico definido en la empresa debe indicar claramente quien es el superior jerárquico y a quien se debe obedecer una orden. Las relaciones entre dependencias en este orden de ideas esta por fuera de las líneas de autoridad y se basan en una relación funcional más que un orden jerárquico institucional.

Para entender esto partamos de un ejemplo claro, cuando el gerente general expide una orden dirigida al personal de ventas del canal de tiendas no lo realiza de manera directa (pues esto se considera en el tema como volarse los conductos regulares), lo debe hacer a través del superior inmediato que en este caso es la Gerente de Tiendas, quien a su vez utiliza sus conductos regulares que son los administradores de zona y los administradores auditores, quienes a su vez deben hacer llegar la directriz a las asesoras de tienda.

Sin embargo puede haber excepciones a  esto cuando a través de una reunión global el gerente de línea expide la orden utilizando este canal de transmisión de información, los administradores y demás mandos medios, deben estar presentes porque son ellos quien debe velar por la ejecución de las tareas asignadas.

Cuando un superior emite una orden volándose los conductos regulares, estará sometido a que los mandos medios, pierdan autoridad por omisión o desconocimiento de las normas lo cual se convierte en un error gerencial y no un error operativo, por ello es conveniente que una orden gerencial generalmente se realice por escrito.

La línea jerárquica inversa es decir de abajo hacia arriba, no existe, ya que no hay jerarquía es decir ningún subordinado emite ordenes a un superior solo esta allí para acatarlas y cumplirlas eso debe ser claro por ello no es válido cuando decimos como superiores es que usted se está volando los conductos regulares.

Ningún jefe PUEDE COARTAR, AMENAZAR O PERJUDICAR A UN EMPLEADO A SU CARGO POR EL SOLO HECHO DE QUE HIZO UNA QUEJA A UN JEFE O GERENTE O CUALQUIER AUDITOR.

EL JEFE QUE SE ENCUENTRE UTILIZANDO ESTA CONDUCTA DE COARTAR LAS QUEJAS Y RECLAMOS DE SUS SUBALTERNOS ESTÁ VIOLANDO ESTA CIRCULAR Y EL REGLAMENTO DE TRABAJO Y SE SOMETARÁ A UN PROCESO DISCIPLINARIO.

La segunda o los canales de comunicación, es decir, la forma en que la información (entiéndase bien información y no órdenes u ordenamiento jerárquico) fluye de un punto a otro dentro de la empresa es en todos los sentidos, es decir, descendente, ascendente, vertical u horizontal, la información puede ser:

  • Datos que se originan o son generados por el desarrollo de operaciones (generalmente fluyen de abajo hacia arriba),
  • Oficios, Memorandos, correos electrónicos (transmiten directrices y generalmente fluyen de arriba hacia abajo)
  • Comunicados con información relevante a una operación (generalmente información de doble sentido)
  • Información informal (generalmente se da entre las mismas lineas funcionales de una empresa)
  • información especial (son conceptos, apreciaciones, descubrimientos, hallazgos, avisos, alertas, etc, etc, etc fluyen de un punto a otro y se dan en forma ascendente)

 

La comunicación y los canales de comunicación, se presentan o se dan básicamente de dos tipos:

  • Comunicación formal: cuando utilizan medios escritos para realizarse y se sustentan por el emisor de la información
  • Comunicación Informal: cuando se utilizan canales no formales e incluso se presentan situaciones claras como las barreras de información y la tergiversación de ella. En la comunicación informal se requiere medios de comprobación para tomar acciones correctivas de ser necesario.

 

La comunicación formal existente en la empresa se da por uno de los siguientes medios, que pueden ser utilizados como medios probatorios:

  • Actos administrativos: como circulares, oficios, memorandos, llamados de atención o cualquier otro medio escrito que contenga un destinatario y un emisor del documento.
  • Reuniones de capacitación, inducción, entrenamiento u otras similares las cuales deben de dejar un registro de asistencia con firma de las personas asistentes a este evento.
  • Ordenamiento interinstitucional generalmente emitido por entidades gubernamentales o del estado y que son de estricto cumplimiento para la empresa.
  • Reuniones de trabajo, donde se dan órdenes a los empleados: Estas órdenes deben luego pasarse por el correo electrónico. En estas reuniones los empleados están en toda su libertad de expresar sus inquietudes, quejas y reclamos.
  • Correo electrónico: Para comunicarse con sus compañeros, superiores y gerentes. EL CORREO ES UN SISTEMA DE REGISTRO DE INSTRUCCIONES Y NO PUEDE UTILIZARSE POR NINGÚN JEFE O EMPLEADO PARA DECIR QUE YA CUMPLIÓ CON SU TAREA.
  • Chat de la empresa: La empresa  tiene el sistema de chat llamado SPARK en la intranet para la comunicación con compañeros de trabajo, con otros empleados de otros departamentos, con auditores y gerentes.
  • Solicitudes de mantenimiento técnico: Se deben hacer por  la intranet. No se acepta la disculpa,  que hizo la  solicitud por teléfono.
  • Solicitudes de mantenimiento locativo: se deben hacer por la intranet. no se acepta la disculpa que hizo la solicitud por teléfono.
  • Otros instrumentos como el registro de correspondencia enviada y recibida serán mecanismos probatorios que la comunicación fue emitida y recibida por las diferentes instancias de la empresa.

 

La comunicación informal existente en la empresa se da por uno de los siguientes medios y no pueden ser utilizados como medios probatorios:

  • Teléfono: Para coordinar el trabajo. No puede ser utilizado para dar directrices, normas, o atender quejas y reclamos.
  • Comunicación verbal o escrita sin registro probatorio, igual que la comunicación telefónica, solo es un medio probatorio con la aprobación y sustentación del emisor.
  • Corrillos, conversaciones de pasillo y otras similares, los organismos de control  y de ejecución deberán prestar atención a ellos pero solo podrán ser utilizados en procesos legales siempre y cuando puedan probarse.

 

En la comunicación es posible que se salten las líneas jerárquicas establecidas y no por ello se deben tomar acciones correctivas, represivas o de castigo al emisor de la información, en muchas ocasiones sucede que quien da el aviso de un problema sale castigado no solo por saltar el canal sino porque no lo escuchamos o tergiversamos su mensaje, lo cual requiere de una buena dosis de imparcialidad y debemos escuchar las partes involucradas en el problema.

En situaciones de especial cuidado y en las que se involucran actos leves o graves de indisciplina, debemos tener en cuenta que los entes de control como en nuestro caso la AUDITORIA, ha dado toda la facultad a todas y cada una de las líneas jerárquicas para que se salten las líneas jerárquicas y se argumenta que es peor quedarse callado que dar aviso de una falta disciplinaria, por lo tanto estará atenta a emitir sanciones disciplinarias a los jefes o mandos medios que coarten la libertad de expresión a nuestros funcionarios con el argumento de saltarse las líneas jerárquicas, argumento que no es valido y no es aceptado por la empresa, la auditoria siempre deberá escuchar a los empleados para la transmisión de información de fallas disciplinarias e incluso de procesos o procedimientos que las personas crean que están siendo llevados a cabo de manera injusta o arbitraria, obrando en la mayor brevedad posible en la aclaración al emisor o involucrados o en sanciones disciplinarias a que haya lugar.

Se convida al personal directivo a buscar mecanismos claros de motivación y de ambientación laboral para evitar que sus empleados se vuelen los mal llamados conductos regulares.
  
Desde el más alto directivo de la empresa, hasta el personal de base u operativo está obligado por ley y por reglamento de trabajo, incluso en clausula compromisoria en los contratos de trabajo como obligaciones del trabajador, a dar aviso al empleador de cualquier acto de leve o grave indisciplina en que incurra un compañero, cliente o proveedor o cualquier otra persona y que atente contra los bienes y los recursos del patrono.

Por último, es derecho de cualquier ser humano a ser escuchado y la unidad de auditoría convida a todo el personal que utilice esta línea jerárquica para comunicar de forma autónoma e independiente cualquier información que considere viola sus derechos y sus obligaciones, para con la empresa, los socios  y sus compañeros.

La unidad de AUDITORIA actuara de manera responsable, imparcial y confidencial cuando así lo amerite y tomara las acciones preventivas y correctivas en cualquiera de las líneas jerárquicas de la empresa según lo establecen las directrices de la Junta Directiva de la empresa.
CIRCULAR 67.2 NORMAS PARA EMPLEADOS DE CATÁLOGO
Escrito por Administrator   
30-04-2011 a las 11:06:36
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CIRCULAR 67.2
NORMAS PARA EMPLEADOS DE CATÁLOGO
FECHA: ABRIL 2011

  1. CARGOS E ÍNDICES DE GESTIÓN:

 GERENTES DE ZONA:  Se denominarán así a las actuales LIDERES DE ZONA de FUNAT.  Empleadas(os) que empiezan por contrato con agencias temporales y tienen el reto de pasar a ser empleadas de FUNAT.
Empiezan en categoría JUNIOR y pueden ascender según resultados y competencias.
Sus principales índices de gestión son:
Incorporaciones a la base de DATOS.   Mínimo 15 al mes.
Mantenimiento de la base de datos.  Mínimo 75% de repetición pedidos mes a mes de la base de datos histórica.
Convocatoria y reuniones de capacitación con alta asistencia de la base de datos de ACTIVAS.   Mas del 50%
La nueva definición de LIDERES INDEPENDIENTES con aspiración a ser empleados de FUNAT como GERENTES DE ZONA,  se delinea así:
La candidata debe ser presentada (o)  y aprobada (o)  por la gerencia.
La candidata (o) empieza su trabajo en una zona GEOGRAFICA DELIMITADA.
Se compromete a incorporar mínimo 10 referidas mensuales.   En este caso una vez las referidas sean calificadas como exitosas, a dicha candidata (o) se le reconocen $20.000 en EFECTIVO  por cada empresaria referida.
Dicha candidata (o) se le reconocen comisiones así:
4%  por cartera recogida entre 0 y 21 días.
3%  por cartera recogida entre 22 y 30 días.
2%  por cartera recogida entre 31 y 60 días.
0%  por cartera recogida a mas de 61 días.

Al GERENTE DE ZONA se le reconoce el 3%  por el manejo y supervisión de cada LIDER INDEPENDIENTE,  siempre y cuando toda la cartera este inferior a 30 días.
2%  si se presenta cartera entre 31 y 60 días, y pierde las comisiones si se presenta cartera superior a los 61 días.
 Por lo tanto el gerente de zona debe estar atento de la cartera de sus LIDERES INDEPENDIENTES, PARA GARANTIZAR EL RECIBIR COMISIONES POR DICHA LABOR.
Las incorporaciones que efectúe cada  LIDER INDEPENDIENTE  deben ser SUPERVISADAS  Y APROBADAS  por los actuales GERENTES DE ZONA.

LA LIDER INDEPENDIENTE debe seguir manejando su base de datos bajo las siguientes premisas:
1 -  Al menos el 80% de la base de datos se mantiene activa mes a mes.
2  - Continuar incorporando AL MENOS  10 empresarias mensuales.
La  LIDER (o) INDEPENDIENTE   se vinculará a FUNAT  como gerente de zona,  cuando tenga una base de datos de activas superior a 80, y unas ventas mensuales superiores a $8.000.000.oo/mes.    Cumplimiento de ambas copndiciones.

LA LIDER INDEPENDIENTE que no cumpla estas condiciones, se bonificará por puntos como está definido en la actualidad.
LA EMPRESARIA ACTUAL, se denominará  LIDER  y puede manejar su grupo bajo la supervisión del GERNTE DE ZONA,  siguiendo los parámetros actualmente definidos para su remuneración.   En este caso no se le exigen las condiciones arriba enumeradas, y su remuneración es por el sistema de  puntos, liquidados con NOTA CREDITO cada campaña.
 Por cada referida exitosa  500  puntos.
Por las ventas de su grupo el 3%  siempre y cuando no presente facturas  a mas de 30 días.
En caso de tener facturas entre 31 y 60 días la comisión baja al 2%.
Más de 61 días, no hay comisión.

La VENDEDORA INDEPENDIENTE pasa a ser llamada ASESORA.
Sigue con el sistema de liquidación actual, es decir  25% de descuento sobre el precio catalogo, y el sistema de puntos por ventas, por referido exitoso y por fidelidad que está definido en la actualidad.  Sistema de puntos que se liquida al final de cada campaña de tres meses con NOTA CREDITO.
 Un GERENTE DE ZONA ACTUAL que tenga a su cargo al menos TRES LIDERES DE ZONA INDEPENDIENTES que pasen a ser GERENTES DE ZONA de FUNAT,    pasa a la CATEGORÍA DE GERENTE REGIONAL,  sigue con el manejo de su zona y la supervisión y manejo de las zonas de los gerentes a su cargo.  Y también abriendo nuevos LIDERES DE ZONA INDEPENDIENTES QUE PASEN A SER GERENTES DE ZONA.   Así cada vez mejora  en su escalafón de GERENTE DE ZONA REGIONAL.

Este planteamiento requiere de definiciones muy claras de áreas geográficas de trabajo para todos.  De común acuerdo y con la aprobación de la gerencia se delimitarán dichas áreas.

2. RESPONSABILIDAD DE LA CARTERA

RESPONSABILIDAD INDIVIDUAL DE CADA GERENTE DE ZONA FRENTE A LA CARTERA.  La empresa está otorgando pequeños créditos contando con las buenas referencias que los gerentes de zona nos pasan,  en algunos casos previa consulta en las centrales de riesgo la empresa se reserva el derecho de no aprobar dichos créditos. 
NUNCA SE DEBE ENVIAR UN SEGUNDO PEDIDO SIN TENER CLARIDAD DE QUE EL ANTERIOR ESTÁ CANCELADO.
En caso de dificultades con la recolección de una factura, se harán los estudios del caso y cuando se defina que la responsabilidad es imputable al GERENTE DE ZONA, se le cobrará dicha factura AL COSTO.
Para esta situación se establece un FONDO individual que se creará con una retención del 10% de las comisiones y premios que obtiene cada GERENTE DE ZONA.
Dicho fondo se devolverá a su propietario cada seis meses si no ha sido necesario utilizarlo.
Si manejamos las cosas bien, este fondo sería como un ahorro que redimimos cada 6 meses.

3. AUXILIO DE OFICINA

Se otorga un  AUXILIO ESPECIAL PARA LAS GERENTES DE ZONA ACTUALES QUE OPEREN EN CIUDADES DONDE NO HAY OFICINA,   o sea PEREIRA, IBAGUÉ y CARTAGENA,  que se les hará un auxilio de OFICINA de $50.000 a partir de MAYO de 2011.

4. DOTACIÓN

A las líderes de catálogo se les da la dotación de impulsadora, incluyendo el botón.
se les entrega el maletín de asesora.
el celular se les entrega cuando tengan unas ventas de 6 millones.
se les cambia el cargo a gerentes de catálogo.
a las vendedoras se les llamará  empresarias
a las empresarias se les llamará Líderes de catálogo.

5-    EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS 

Se hace el cambio en el tema de exposiciones, para que se reemplace por las reuniones que hagan con las vendedoras.
Se asignarán 10 puntos si hace la reunión y logra una asistencia efectiva de más del 90%. si asisten más del 75% se darán 8 puntos.
si asisten más del 50% se darán 5 puntos.
si asiste menos del 50% se dan 2 puntos.

En tareas se reemplaza por el cumplimiento de cuota de vinculaciones en el mes.
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